Ogni anno le Associazioni devono redigere un rendiconto fedele agli incassi ed alle uscite che hanno sostenuto nei dodici mesi.

Pur consigliano le associazioni di gestire la contabilità, per semplificazione e per omologazione agli adempimenti fiscali, con l'anno solare (dal 01 gennaio al 31 dicembre di ogni anno) ogni singola associazione può disporre che il rendiconto vada da un periodo ad un altro, sempre di dodici mesi e deve essere indicano nello statuto associativo.

Se il rendiconto è con l'anno solare entro il 30 aprile dell'anno successivo alla chiusura del rendiconto deve essere fatta l'assemblea dei soci per approvare il rendiconto.

Prima di procedere con la stesura del rendiconto annuale bisogna tenere una prima nota di cassa e banca dove vengono scritte tutte le entrate e uscite di banca e di cassa che l'associazione ha sostenuto nell'anno.

Di seguito i video di come:

• gestire la prima nota con una tabella EXCEL (modo consigliato alle sole associazioni sportive dilettantistiche con pochi movimenti di cassa/banca);
• passare dalla prima nota al rendiconto sempre con una tabella EXCEL;  
• gestire la prima nota con il gestionale 4gest (consigliato alle associazioni sportive dilettantistiche e società sportive dilettantistiche con qualsiasi tipo di movimentazione);
• passare dalla prima nota al rendiconto sempre con il gestionale 4gest;

In breve:

1. Tutte le Entrate (sia istituzionali che commerciali) incassate o le Uscite (fatture, scontrini, indennità, rimborsi spese, etc.) pagate nel periodo 1.1 - 31.12 vengono annotate dal Consiglio Direttivo o da uno o più suoi incaricati;
2. Il Consiglio Direttivo, o uno o più suoi incaricati, redige formale Rendicondo Annuale, elencando le entrate e le uscite in modo analitico, e una relazione sociale dell'anno trascorso e di quello a venire;
3. Il Consiglio Direttivo, in apposita Assemblea con verbale del Cosiglio Direttivo, approva il Rendicondo Annuale e la relazione sociale dell'anno trascorso e di quello a venire e convoca, in prima e seconda convocazione, l'Assemblea Generale dei Soci per la ratifica delle approvazioni;
4. La convocazione dell'Assemblea Generale dei Soci, il Rendiconto Annuale e la relazione sociale viene esposta nella bacheca sociale (controllate bene il vostro statuto);
5. l'Assemblea Generale dei Soci, con apposito verbale, approva il Rendiconto Annuale e la relazione sociale che vengono allegati al verbale stesso e lì conservati (meglio se incollati): 1-verbale assemblea; a seguire: 2-rendicondo annuale; a seguire: 3-firme dei presenti raccolte durante l'assemblea.

Come premessa bisogna capire entro quando si deve svolgere l'Assemblea generale dei Soci (leggere bene lo stauto) e con quale ordine del giorno.

Prima di svolgere l'Assemblea generale dei Soci deve svolgersi il Consiglio Direttivo che solitamente ha come ordine del giorno:

1. Attività Sociale svolta nell'anno _____ (delibera);
2. Proposte attività Sociale da svolgersi nell'anno _____ (delibera);
3. Lettura ed approvazione Rendiconto Economico-Finanziario anno _____ (delibera);
4. Data, orario, luogo, ordine del giorno, modalità di convocazionedell'Assemblea Generale dei Soci in I e II convocazione;
5. Varie ed eventuali.

Il Consiglio Direttivo, assieme alle altre delibere, dovrà stilare o verificare ed approvare il Rendiconto annuale (che sarà successivamente approvato dall'Assemblea generale dei Soci). Ricordiamo che le associazioni registrano le entrate e le uscite utilizzando il principio di cassa e non quello di competenza per il quale si registrano solo le entrate e le uscite effettivamente incassate o pagate in quel periodo.

Il Consiglio Direttivo, assieme alle altre delibere, dovrà decidere come devono essere convocati i Soci e dovrà designare un socio che faccia le convocazioni. 
Solitamente questo incarico viene assegnato al Presidente o al Segretario e le possibilità di convocazione (che sono indicate nello statuto e devono essere eseguite come riportano nello statuto) solitamente possono essere una o più di quelle seguenti:

• avviso affisso nella sede sociale;
• lettera;
• raccomandata;
• e-mail;
• pubblicazione nel sito ufficiale dell'associazione;
• pubblicazione nelle pagine ufficiali dei social dell'associazione.